こんにちは。
セールスコピーライティング普及協会認定ライターの中岡です。
せっかく集客したのに、当日の参加率が低い…なんてことありませんか？
セミナー集客で一番もったいないのが、申し込みはあったけど、当日のドタキャン問題。
広告費を掛けて、リストに営業かけて、やっと申し込みまでこぎつけたのに、蓋を開けると空席が目立つ始末。
経営者としては、正直泣きたくなる瞬間ですが、この問題に関しては、申し込み後のフォロー次第で解決することが可能です。
私は小売店を経営しており、定期的にお客様をお呼びして、イベントを開催しています。
過去には集客後のフォローを怠ってしまったがために、大きく目標売上を下回る結果となったこともありました。
でも、いくつかの方法を取り入れてからは、ほぼ確実にご参加いただけています。
そこで今回は高額商品を扱うセミナーにおいて、申し込み者を当日参加させるために私も実践している具体的なフォロー内容を紹介します。
当日までに3回のリマインド
当日を迎える前に必ず参加者に対して、リマインドの連絡をするかと思いますが、あなたは何回行っていますか？
私は最低でも、申し込み直後・3日前・前日の計3回のリマインドを推奨します。
なぜ3回も送る必要があるのか？
人間の記憶というのは、思ってる以上に当てになりません。
セミナー申し込みをした瞬間は「よし、行くぞ！」とテンション高めでも、1週間後には「あれ、何か予定入れたっけ？」と忘れることはザラです。
飲み会の予定ですら忘れることもあるのに、他社主催のセミナーは余計に忘れやすいもの。
頭の中にスケジュールを叩き込んでいる…、常にスケジュール帳を持ち歩いている…、秘書がいて常にスケジュール管理している…そんな環境でない限り、忘れられるのも致し方ありません。
以降は3回のタイミングにおける、それぞれの使い分けを説明します。
1回目：申し込み直後
このタイミングの参加者は、一番モチベーションが高い状態で、「よし、これで自分も変われるかも！」とワクワクしています。
だからこそ、この熱を冷まさないことが重要。
申し込みがあってから5分以内にメールが届くのが理想ですが、遅くとも30分以内には対応しましょう。
長い時間が経過した後での連絡は「ちゃんと申し込みできたのかな？」と不安になる可能性があるためです。
ここでやるべきことは、「ちゃんと受け付けましたよ」という安心感と、「あなたの参加を心待ちにしています」という歓迎の気持ちを伝えることです。
2回目：開催の3日前
このタイミングになると、申し込み時のテンションはだいぶ落ち着いており、普段の予定に追われ、「そういえばセミナー申し込みんだな」くらいの温度感。
だからこそ、ここで「やっぱり行く価値ありそうだな」と再び期待値を上げる必要があります。
ではどうすればいいかというと、当日の内容をちょっとだけネタバレし、「おっ、これ知りたい！」と思わせること。
人は限定や特典に弱いため、参加者限定特典などを準備し、「とにかく、行かないと損だな！」という気持ちにさせます。
また、「筆記用具を持ってきてください」とか「事前に○○を考えておいてください」といった、小さな宿題を出すのも効果的。
なぜなら、人は準備したことを無駄にしたくない生き物なので、これだけでドタキャン防止にもなるのです。
3回目：開催の前日
もうここまで来たら、明日開催される旨のリマインドだけでよく、余計なことを言う必要はありません。
あまり内容を織り込み過ぎると、「え、以前に聞いてた話と違うじゃん」と警戒される可能性もあります。
なので、情報は3日前までに出し切ってしまい、前日は当日の確認のみ。
特にオンラインで開催する場合、メールに埋もれてる人が多いので、「明日使うリンクはこれですよ」といった件名で分かりやすく提示すると良いでしょう。
当日何かあった時のために、緊急連絡先を入れることも大事。
たとえば、遅刻しそうになった場合、連絡先があることで「連絡すればいい」とまだ思わせることができます。
連絡先がないと「もう間に合わないから行くのやめよう」となるためです。
事前に簡単な約束を交わす
リマインドを3回送っても、正直なところ、それだけでは足りません。
なぜなら、人は受け身で情報を受け取るだけだと、行動に移しにくいため。
ではどうすればいいのかという、相手に何かしらの宣言をさせること。
当日を迎える前に一貫性の行動心理学を用いて、何かしらの約束をさせて、ドタキャン防止に繋げるのです。
一貫性とは？
人間は一度「やります」と口に出したり、文字にしたりすると、その言葉と行動を一致させたくなる生き物なんです。
例えば、ダイエットで以下の場面も一貫性の原理によるもの。
心の中で「痩せたいな〜」と思ってるだけの人と、友達に「来月までに5キロ痩せる！」と宣言した人、どっちが成功しやすいと思います？
他人に宣言した手前、やらないと格好悪いという理由も相まって、当然、後者になるかと思います。
セミナーも同じで「申し込んだけど行かなくてもいいや」という状態から、「参加しますと宣言したから行かないと」という状態に変えることで、ドタキャンを防ぐことができます。
こうした人間の心理を一貫性の原理と呼ぶのですが、フロントセミナーでも、この原理を使って申し込み者と何かしらの約束を交わすのです。
一貫性の原理に関してはこちらの記事で詳しくお伝えしてますので、ご覧くださいませ。
「参加します」という返信を促す
一番シンプルで効果的なのが、3日前のリマインドメールに以下の一文を入れること。
「当日ご参加いただけますか？このメールに『参加します』と返信いただけると助かります。」
たったこれだけで、なぜ効くのかというと、「参加します」とメールで返信した瞬間、その人の中で約束したという感覚が生まれるからなのです。
ただし、返信してもらう時のコツとしては、文面をシンプルにすること。
堅苦しく「ご参加可能かどうか、お手数ですが返信にてお知らせいただけますと幸いです」なんて書くと、読むだけで疲れます。
「当日来れますか？『参加します』か『キャンセル』を返信してください。5秒で終わります！」くらいカジュアルな方が返信率は上がります。
返信してくれた人への返しは必須
ただ、返信をもらったら、そのままにせず必ず個別に返信してください。
「ありがとうございます！当日お会いできるのを楽しみにしています。〇〇さんの質問にもしっかりお答えします。」
この一文を返すだけで、相手は「個別に返信までもらった。ちゃんと行かないとな」という気持ちになります。
この「返信させる→個別返信する」の連携は参加者にとって、当日の満足度も高まるもの。
セミナーはどうしても「大勢の中の一人」になりがちですが、事前にやり取りがあると「私はちゃんと見てもらえてる」と思わせることができるのです。
不安を取り除きハードルを下げる
高額商品を扱うセミナーだと、参加者の中には「売り込まれるんじゃないか」「場違いだったらどうしよう」と不安を抱える方もいらっしゃいます。
セミナーに慣れている方であれば、心配はないでしょうが、そうでない場合は、不安を事前に消しておくことが重要です。
よくある不安とその解消法
参加者が感じる不安で一番多いのが「営業されるんじゃないか？」という不安。
特にフロントセミナーが無料であると、タダより高いものはないという警戒心が働きます。
だから、「しつこい営業は一切ありません。情報提供がメインです」と最初に伝え、提案をする予定なら、その旨を正直に伝えること。
「最後に弊社サービスのご案内もさせていただきますが、無理な勧誘は一切ございません」といった感じで、変に隠すより、最初から言っておくことで不安を軽減できます。
次に多いのが、場所に関する不安。
特に初めて行く会場だと、「迷ったらどうしよう」「遅刻したら恥ずかしい」と思う方もいらっしゃいます。
最寄駅からの道順や建物の外観、入り口の写真など、手間ではありますが会場への行き方を写真付きで送ること。
もしも、オンラインの場合は、接続テストの時間を設けておくことも効果的。
「開催30分前から接続テストルームを開けてますので、不安な方はお早めにどうぞ。」と伝えておくのです。
最後にリアル開催の場合は、服装に関する不安をお持ちの方もいます。
特に高額商品を扱うセミナーだと「スーツじゃないとダメかな」「カジュアルすぎたら浮くかな」と、迷われるケースも。
なので、事前のメールに「服装は自由です。スーツの方もいればカジュアルな方もいます。」と明記する。
たったこれだけで、相手は安心してくれるのです。
事前アンケートで距離を縮める
申し込みから開催までに時間がある場合は、簡単なアンケートを送るのも効果的です。
例えば「当日知りたいことを教えてください」とか「現在どんな課題を抱えていますか？」などの質問。
これをやると、何がいいかというと、まず参加者は「自分のために内容を調整してくれるんだ」と感じてくれます。
つまり、「大勢向けのセミナー」じゃなくて「自分向けのセミナー」だと思わせ、期待値も上がるのです。
主催者側としても、相手のニーズが事前にわかるので、当日の話す内容を微調整が可能。
そして何より、事前にやり取りがあることで、お互いの他人感が薄まり、セミナーの雰囲気が温かくなります。
参加者は自分向けにカスタマイズされた内容が聞けて、主催者は満足度の高いセミナーができるWin-Winな取り組みでもあります。
期待感を高めるコンテンツ配信
フロントセミナーは価格が安く設定されており、その場の勢いで申し込む人が多い反面、その熱は冷めやすくもあります。
特に開催までの期間が空いてしまうと、「なんで申し込んだんだっけ？」と思われがちで、日常の仕事に追われ、セミナーのことを忘れてしまうことも…。
だからこそ、申し込みから開催までの間に「このセミナー、やっぱり楽しみだな」と思わせるコンテンツを送ることが重要です。
一番効果的なのは、セミナーの価値を感じさせる情報を小出しにしていくこと。
たとえば、セミナーの一部を切り取った3分動画を送り、当日はこんな話をしますよ！というイメージをさせる。
また、フロントセミナーが有料であるならば、申し込み者全員に当日使用する資料を事前に郵送するという施策も有効です。
メールでPDFを送るのではなく、わざわざ紙の資料を郵便で送るのです。
届いた資料には、当日のアジェンダ、講師プロフィール、過去参加者の声、簡単なワークシートを同封し、表紙には「〇〇様 専用資料」と名前を付けること。
この施策、コストは一人あたり郵送費込みでも数百円程度で済みます。
手間もお金も掛かりますが、これを行うことで「手元に資料があると、行かないともったいない気がする」と思わせることができます。
物理的に手元に届くことで、セミナーの存在感が増します。
メールだと読まずに流しちゃうこともありますが、郵便物は必ず手に取るし、部屋のどこかに置いておくので、目に入るたびに「そういえばセミナーあったな」と思い出させることも可能。
特に高額商品を扱うセミナーの場合、「ちゃんとしてる感」はとても重要なこと。
丁寧なフォローが信頼感を生み、当日の参加率と満足度の両方を高めることにも役立ちます。
まとめ
社会人である以上、約束事は必ず守っていただきたいところです。
ただ、どうしてもその約束事を忘れられてしまう可能性というのはゼロではありません。
今回は、フロントセミナーが忘れられないためのドタキャン防止策を4点ほどお伝えしました。
- 当日までに3回のリマインド
- 事前に簡単な約束を交わす
- 不安を取り除き、ハードルを下げる
- 期待感を高めるコンテンツ配信
今回お伝えした内容はフロントセミナー対策だけでなく、その後のバックエンドの成約に繋げるためにも大切なものとなります。
高額商品を扱うセミナーの場合、フロントセミナーの参加率が減れば減るほど、成約率や売上も下がります。
集客に全力を注ぎ、申し込みはたくさんあるものの、いざ当日となると参加者は少ない…、もしこの話に該当する方は、ぜひフォロー内容を見直してください。
今回お伝えした内容を実践いただき、あなたのセールスにおいて少しでも成約率が高まることができれば幸いです。
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最後までご覧頂き、ありがとうございました。